Gestione dei rischi nei programmi guidati dai docenti: una lista di controllo per i presidenti di dipartimento

L’errore più facilmente evitabile in un programma guidato dal corpo docente è quello in cui il comitato istituzionale per i viaggi approva un viaggio senza una documentazione dei rischi ben fondata — e poi succede qualcosa. La gestione dei rischi per i programmi guidati dai docenti non è un semplice esercizio di spuntare caselle. È la differenza tra un programma che il vostro preside riproporrà l’anno prossimo e un programma che diventerà un caso di studio da cui trarre insegnamento. Questa è la checklist che Impact Explorers utilizza con ogni università partner, sintetizzata in un documento pratico per i presidenti di dipartimento e i responsabili dei programmi di studio all’estero.

I sette ambiti di rischio del programma

Un dossier di rischio ben argomentato copre tutti e sette questi ambiti. Tralasciarne anche solo uno vi rende vulnerabili.

1. Salute e assistenza medica — malattie, infortuni, patologie preesistenti, salute mentale
2. Sicurezza — criminalità, instabilità politica, terrorismo, disastri naturali
3. Trasporti — voli internazionali, trasporti terrestri, voli interni, trasporti via acqua
4. Alloggio — sicurezza antincendio, sicurezza degli edifici, servizi igienico-sanitari, rischio di isolamento
5. Tutela — protezione dei partecipanti al programma, in particolare dei minori di 21 anni o di altre persone vulnerabili; protezione delle comunità in cui opera il programma
6. Aspetti legali e normativi — conformità ai requisiti per i visti, norme sui permessi di lavoro, lacune nella copertura assicurativa, rischi legali nel paese ospitante
7. Reputazione — ciò che può diventare un problema se viene riportato su un giornale studentesco, in un post sui social media di un genitore o in seguito a una richiesta di accesso alle informazioni

Prima della partenza: il fascicolo sui rischi in 12 punti

Prima della partenza di un programma, il responsabile del dipartimento dovrebbe essere in grado di presentare su richiesta i seguenti dodici documenti. Preparare una cartella contenente tutti e dodici i documenti almeno quattro settimane prima della partenza. Gli operatori effettivi (noi compresi) forniranno i punti da 4 a 9; l’istituzione è responsabile dei punti 1, 2, 3, 10, 11 e 12.

Documentazione fornita dall’operatore

4. Struttura e credenziali del team in loco. Coordinatore in loco designato con i relativi recapiti, un organigramma che indichi chi riferisce a chi e la verifica che il personale locale sia impiegato da un’entità locale registrata che rispetti le norme in materia di lavoro e tutela.
5. Verifica della sicurezza degli alloggi. Una verifica recente (effettuata negli ultimi 12 mesi) di ogni struttura ricettiva che il gruppo utilizzerà, che copra la sicurezza antincendio, la sicurezza dell’edificio, le serrature delle camere, i servizi igienici e le vie di fuga di emergenza.
6. Mappatura di ospedali e cliniche. Indicazione degli ospedali di riferimento per ciascuna regione di destinazione, con numeri di contatto, distanza dalla sistemazione e note sulla lingua di servizio.
7. Elenco dei fornitori di servizi di trasporto. Elenco dei fornitori di trasporto via terra con certificati di revisione dei veicoli e documentazione relativa alle patenti di guida.
8. Due diligence delle organizzazioni partner. Per ogni ONG, ospedale, scuola o partner comunitario con cui il gruppo collaborerà: documenti di registrazione, politica di tutela e (qualora gli studenti lavorino con minori di 18 anni) protocolli di verifica per la protezione dei minori.
9. Piano di risposta alle emergenze dell’operatore. Un protocollo documentato che copra le emergenze mediche, gli incidenti di sicurezza, le calamità naturali, i criteri di rimpatrio e la catena di escalation tra il team in loco, la sede centrale dell’operatore e l’istituzione di appartenenza.

Documentazione di proprietà dell’istituzione

1. Valutazione dei rischi del programma — documento redatto dall’istituzione, firmato dal docente responsabile e dal preside. Deve fare riferimento ai punti 4–9 per nome.
2. Certificato assicurativo — polizza in corso di validità che copra le spese mediche, l’evacuazione, il rimpatrio, gli effetti personali E lo svolgimento del programma guidato dal corpo docente (alcune assicurazioni di viaggio istituzionali escludono i “viaggi guidati” — verificare espressamente).
3. Dichiarazioni sanitarie dei partecipanti — informazioni riservate relative alla salute fisica e mentale raccolte da ciascun partecipante, con consenso esplicito affinché il docente responsabile e il referente medico in loco vengano informati in caso di emergenza.

10. Verbale del briefing pre-partenza — verbale della sessione obbligatoria pre-partenza, con elenco dei partecipanti. Attesta che gli studenti abbiano ricevuto le istruzioni di sicurezza e le abbiano comprese.
11. Albero dei contatti di emergenza — i contatti di emergenza di ogni studente, i contatti istituzionali di escalation di ogni membro del corpo docente e la linea dell’operatore attiva 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
12. Protocollo di comunicazione — schema concordato per i controlli quotidiani tra il docente responsabile e l’ufficio viaggi dell’istituzione di appartenenza, con indicazione chiara delle condizioni che richiedono un intervento di escalation.

Il briefing pre-partenza: quali argomenti devono essere trattati

Ogni partecipante deve partecipare a una sessione obbligatoria prima della partenza. Non tralasciare nessuno di questi otto argomenti:

• Salute. Vaccinazioni e profilassi, sicurezza alimentare e idrica, sole e calore, risorse per la salute mentale disponibili nel Paese di destinazione, norme relative ai farmaci soggetti a prescrizione medica nel Paese di destinazione
• Orientamento culturale. Norme di abbigliamento, sensibilità religiose e di genere, etica della fotografia, convenzioni relative ai regali
• Regole relative all’alloggio. Coprifuoco, ove applicabile; politica in materia di alcol e droghe (che dovrebbe essere in linea sia con l’istituzione di provenienza che con il paese ospitante); regole per gli ospiti
• Sicurezza nei trasporti. Veicoli e autisti autorizzati, regole sul carpooling autonomo o sui taxi-moto, regole relative al nuoto e alle attività acquatiche
• Comunicazioni. Indicazioni sulle schede SIM locali, aspettative relative al check-in quotidiano, creazione di un gruppo WhatsApp
• Protocolli di emergenza. Cosa fare in caso di separazione dal gruppo, chi chiamare, la catena gerarchica di riferimento, ubicazione degli ospedali
• Tutela. Comportamenti attesi nell’ambito del lavoro con le organizzazioni partner, specialmente quando sono coinvolti dei bambini — la regola standard è “due persone sempre presenti in presenza di minori”, e ciò dovrebbe essere indicato esplicitamente
• Codice di condotta. Il codice di condotta dell’istituzione di appartenenza continua ad applicarsi all’estero. Rendere questo aspetto esplicito e far sì che gli studenti ne prendano atto per iscritto.

Una volta nel Paese: la routine quotidiana di gestione dei rischi

I responsabili del corpo docente dovrebbero attuare una semplice routine quotidiana per mantenere visibile il rischio:

• Controllo delle presenze al mattino. Prima dell’inizio delle attività della giornata, verificare la presenza di tutti i partecipanti.
• Aggiornamento quotidiano con il coordinatore in loco. Una telefonata di 5 minuti per discutere eventuali modifiche al programma della giornata, eventuali preoccupazioni relative al giorno precedente, le condizioni meteorologiche o di trasporto.
• Riflessione serale / controllo del benessere. Una breve sessione di gruppo presso l’alloggio. Prestare attenzione ai partecipanti che risultano silenziosi o introversi: un intervento tempestivo previene problemi più gravi.
• Aggiornamento settimanale con l’istituzione di provenienza. Chiamata prestabilita di 15 minuti con l’ufficio per gli studi all’estero per discutere dello stato del programma ed eventuali incidenti.

Episodi che abbiamo gestito (anonimizzati)

Per rendere il tutto più concreto: esempi di incidenti reali avvenuti nei nostri 18 anni di attività e cosa li ha resi gestibili anziché catastrofici.

• Studente con la caviglia fratturata, zona rurale dello Sri Lanka, 2024. Trasporto al pronto soccorso locale entro 90 minuti. Riduzione chirurgica presso il Kandy Teaching Hospital. Trasferimento in elisoccorso a Colombo, seguito da volo di linea per il ritorno a casa con accompagnamento medico. L’assicurazione ha coperto il costo di 42.000 sterline. Il fattore chiave: il rapporto preesistente con il pronto soccorso rurale e l’ospedale designato e approvato dall’assicuratore hanno evitato ritardi dovuti a discussioni su dove recarsi.
• Disordini civili, Sri Lanka, 2022. Un gruppo di 16 studenti è rimasto al riparo nella struttura ricettiva per 36 ore, poi è stato trasferito in un hotel sulla costa lontano dalla zona colpita, per essere infine evacuato su voli di linea riprenotati due giorni dopo. Nessuno studente ha subito danni. Il fattore chiave: un piano di evacuazione documentato che avevamo provato prima che la situazione politica peggiorasse, oltre ai rapporti con due compagnie aeree che hanno permesso la riprenotazione in tempo reale.
• Crisi di salute mentale di uno studente, Kenya, 2025. Un disturbo d’ansia preesistente si è acutamente aggravato il quarto giorno. Il coordinatore in loco ha segnalato il caso all’ufficio del Regno Unito entro due ore. In coordinamento con l’ufficio servizi agli studenti dell’istituto di provenienza, è stato organizzato il rimpatrio assistito il sesto giorno con un tutor clinico che ha accompagnato lo studente all’aeroporto. Il fattore chiave: lo studente aveva dichiarato la condizione nel modulo sanitario prima della partenza e il nostro protocollo per le condizioni dichiarate prevedeva specifici criteri di escalation.
• Furto dei passaporti degli studenti, India, 2023. Furto di una borsa da un tuk-tuk. Risposta del gruppo: denuncia alla polizia presentata lo stesso giorno, Alta Commissione Britannica contattata entro 24 ore, documenti di viaggio di emergenza rilasciati in 72 ore. Il programma è proseguito normalmente per il resto del gruppo. Il fattore chiave: il responsabile del programma aveva una copia del passaporto di ogni studente in una cartella cloud protetta prima della partenza.

Cosa contraddistingue un buon operatore

Al di là delle pratiche burocratiche, tre comportamenti operativi distinguono gli operatori di cui ci si può fidare da quelli di cui non ci si può fidare:

1. Vi informeranno di un incidente sfiorato prima ancora che lo chiediate. Gli operatori con una vera cultura della sicurezza parlano apertamente degli incidenti che hanno gestito. Gli operatori che si presentano come se non avessero mai avuto incidenti nella loro storia sono o inesperti o disonesti.
2. Hanno un protocollo documentato per «interrompere il programma». I veri operatori dispongono di un chiaro albero decisionale che indica quando una situazione nel Paese richiede la sospensione del programma o l’evacuazione. Lo condivideranno con voi.
3. Il loro team in loco si presenterà a te per nome prima dell’inizio del programma. Non ti diranno semplicemente “il tuo team in Sri Lanka si prenderà cura di te”, ma ti mostreranno in una videochiamata le persone specifiche che ti seguiranno, illustrandone il background.

Risposte alle domande più frequenti

L'assicurazione dell'istituto deve coprire specificatamente i viaggi organizzati dal corpo docente?

Sì, ed è proprio questa la lacuna che riscontriamo più spesso. Le assicurazioni di viaggio generiche per le università spesso escludono la "guida di gruppo" o i "viaggi con più di 8 partecipanti". Controllate il testo della polizza. Se esclude la guida di gruppo, è necessaria una clausola aggiuntiva specifica per il programma. Possiamo consigliarvi due fornitori con sede nel Regno Unito e tre con sede negli Stati Uniti che coprono specificamente i viaggi di gruppo guidati dai docenti.

Cosa succede se uno studente risulta positivo a una malattia infettiva all’estero?

I protocolli variano a seconda della malattia e della destinazione. Per il COVID-19 nel 2026, nessuna destinazione richiede l’isolamento per legge, ma diverse lo raccomandano per i casi gravi — la maggior parte degli operatori dispone di alloggi per l’isolamento. Per infezioni più gravi (epatite A, dengue, infezioni respiratorie gravi), il protocollo prevede una valutazione clinica presso l’ospedale di riferimento designato, l’isolamento se raccomandato e, a seconda del giudizio clinico, la prosecuzione del programma con il supporto allo studente colpito oppure il rimpatrio assistito.

Come gestiamo le condizioni di salute mentale preesistenti?

Rifiutare la segretezza. L’approccio più affidabile consiste nel richiedere ai partecipanti di dichiarare eventuali anamnesi significative relative alla salute mentale nel modulo medico, comunicarle al team di supporto in loco (previo consenso scritto dello studente) e disporre di un piano di escalation specifico che includa la rete di supporto dello studente nel paese d’origine. Le condizioni nascoste sono di gran lunga più pericolose di quelle dichiarate.

Qual è la soglia per l’annullamento di un programma?

Gli avvisi di viaggio del FCDO britannico e del Dipartimento di Stato americano al livello “non viaggiare” comportano solitamente una cancellazione definitiva. Gli avvisi di livello inferiore (“prestare attenzione”) non lo sono: costituiscono un invito ad adottare ulteriori misure di mitigazione del rischio. La nostra regola standard: se il nostro team in loco non è più in grado di garantire lo stesso livello di sicurezza garantito al momento della firma del contratto, procediamo alla cancellazione e accreditiamo l’importo per un programma futuro.

Cosa succede se un responsabile del programma ha lui stesso un’emergenza medica?

Viene gestita esattamente come un’emergenza che coinvolge uno studente, ma con un rischio aggiuntivo: la guida del programma. La misura standard di mitigazione consiste nella designazione di un chiaro “vice responsabile del programma” prima della partenza e, se il gruppo è composto da più di 15 persone, nella designazione di uno studente con un ruolo di guida e autorità limitata (in genere un assistente didattico post-laurea o uno studente dell’ultimo anno).

Ottieni un fascicolo dei rischi documentato in 48 ore

Se state valutando un programma guidato da docenti, il modo più rapido per ottenere un fascicolo sui rischi ben documentato è chiedere in anticipo all’operatore il suo pacchetto di documentazione. Richiedete una proposta e includeremo nella risposta il quadro di riferimento sulla sicurezza, il riepilogo della verifica delle strutture ricettive, i documenti di due diligence delle organizzazioni partner e il piano di risposta alle emergenze.

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