Gestão de riscos em programas liderados por docentes: uma lista de verificação para o diretor de departamento

O principal erro que se pode evitar num programa liderado por docentes é aquele em que a comissão de viagens da instituição aprova uma viagem sem um dossiê de risco fundamentado — e depois acontece alguma coisa. A gestão de riscos para programas liderados por docentes não é um mero exercício de preenchimento de formulários. É a diferença entre um programa que o seu reitor voltará a organizar no próximo ano e um programa que se torna um caso de estudo de advertência. Esta é a lista de verificação que a Impact Explorers utiliza com todas as universidades parceiras, sintetizada num documento prático para os diretores de departamento e responsáveis pelos programas de estudos no estrangeiro.

Os sete domínios de risco do programa

Um dossiê de risco fundamentado abrange todos estes sete domínios. Se ignorar qualquer um deles, fica vulnerável.

1. Saúde e assistência médica — doenças, lesões, condições pré-existentes, saúde mental
2. Segurança — criminalidade, instabilidade política, terrorismo, catástrofes naturais
3. Transportes — voos internacionais, transportes terrestres, voos internos, transportes aquáticos
4. Alojamento — segurança contra incêndios, segurança do edifício, saneamento, risco de isolamento
5. Proteção — proteção dos participantes do programa, em particular dos menores de 21 anos ou de outras pessoas vulneráveis; proteção das comunidades onde o programa se desenvolve
6. Aspetos legais e regulamentares — conformidade com os requisitos de visto, regras relativas às autorizações de trabalho, lacunas na cobertura de seguros, riscos legais no país de acolhimento
7. Reputação — o que se torna um problema se aparecer num jornal estudantil, numa publicação de um pai nas redes sociais ou num pedido de acesso à informação

Antes da partida: o dossiê de risco com 12 itens

Antes da partida de um programa, o diretor do departamento responsável deve estar apto a apresentar os seguintes doze documentos, sempre que solicitado. Crie uma pasta com todos os doze, pelo menos quatro semanas antes da partida. Os operadores reais (incluindo nós) fornecerão os itens 4 a 9; a instituição é responsável pelos itens 1, 2, 3, 10, 11 e 12.

Documentação fornecida pelo operador

4. Estrutura e credenciais da equipa no país. Coordenador no país nomeado com os seus dados de contacto, um organograma indicando quem reporta a quem e a confirmação de que o pessoal local é empregado por uma entidade local registada, em conformidade com a legislação laboral e de proteção aplicável.
5. Auditoria de segurança do alojamento. Uma auditoria recente (realizada nos últimos 12 meses) de todas as instalações de alojamento que o grupo irá utilizar, abrangendo segurança contra incêndios, segurança do edifício, fechaduras dos quartos, condições sanitárias e saídas de emergência.
6. Mapeamento de hospitais e clínicas. Indicação dos hospitais de referência para cada região de destino, com números de contacto, distância do alojamento e notas sobre o idioma em que são prestados os serviços.
7. Lista de prestadores de serviços de transporte. Prestadores de serviços de transporte terrestre identificados, com certificados de inspeção dos veículos e documentação relativa às licenças de condução dos motoristas.
8. Due diligence das organizações parceiras. Para cada ONG, hospital, escola ou parceiro comunitário com quem o grupo irá trabalhar — documentos de registo, política de proteção e (nos casos em que os estudantes venham a trabalhar com menores de 18 anos) protocolos de verificação de proteção infantil.
9. Plano de resposta a emergências do operador. Um protocolo documentado que abranja emergências médicas, incidentes de segurança, catástrofes naturais, motivos para repatriação e a cadeia de escalamento entre a equipa no país, a sede do operador e a instituição de origem.

Documentação da instituição

1. Avaliação de riscos do programa — documento da própria instituição, assinado pelo docente responsável e pelo reitor. Deve fazer referência aos pontos 4 a 9 pelo nome.
2. Certificado de seguro — apólice válida que cubra assistência médica, evacuação, repatriação, bens pessoais e a realização do programa liderado por docentes (alguns seguros de viagem institucionais excluem «excursões guiadas» — verifique explicitamente).
3. Declarações de saúde dos participantes — informação confidencial sobre saúde física e mental recolhida junto de cada participante, com consentimento explícito para que o docente responsável e o contacto médico no país sejam informados em caso de emergência.

10. Registo da sessão informativa pré-partida — ata da sessão obrigatória pré-partida, com lista de participantes. Comprova que os estudantes receberam as instruções de segurança e as compreenderam.
11. Cadeia de contactos de emergência — o contacto de emergência de cada aluno, o contacto de escalonamento institucional de cada membro do corpo docente e a linha de atendimento 24 horas por dia, 7 dias por semana da operadora.
12. Protocolo de comunicações — padrão acordado de contacto diário entre o docente responsável e o gabinete de viagens da instituição de origem, com os critérios de escalamento explicitados.

A sessão informativa pré-partida — o que deve ser abordado

Todos os participantes devem assistir a uma sessão obrigatória antes da partida. Não se deve omitir nenhum destes oito tópicos:

• Saúde. Vacinas e profilaxia, segurança alimentar e da água, sol e calor, recursos de saúde mental disponíveis no país, regras relativas a medicamentos sujeitos a receita médica no destino
• Orientação cultural. Normas de vestuário, sensibilidades religiosas e específicas de género, ética fotográfica, convenções relativas à oferta de presentes
• Regras de alojamento. Toques de recolher, quando aplicáveis, política relativa ao álcool e às drogas (que deve estar em conformidade tanto com a instituição de origem como com o país de acolhimento), regras para hóspedes
• Segurança nos transportes. Veículos e condutores autorizados, regras sobre partilha de boleias independentes ou mototáxis, regras relativas à natação e às atividades aquáticas
• Comunicações. Orientações sobre cartões SIM locais, expectativas de contacto diário, criação de um grupo no WhatsApp
• Protocolos de emergência. O que fazer em caso de separação do grupo, a quem ligar, a cadeia de escalamento, localização dos hospitais
• Proteção. Expectativas comportamentais no âmbito do trabalho com organizações parceiras, especialmente quando envolvem crianças — a regra padrão é «duas pessoas sempre presentes na presença de menores», e isto deve ser explicitado
• Código de conduta. O código de conduta da instituição de origem continua a aplicar-se no estrangeiro. Deve deixar isto claro e solicitar que os estudantes o reconheçam por escrito.

No país: a rotina diária de gestão de riscos

Os responsáveis do corpo docente devem implementar uma rotina diária simples para manter os riscos visíveis:

• Contagem matinal. Antes do início das atividades do dia, verificar a presença de todos os participantes.
• Contacto diário com o coordenador no país. Uma chamada de 5 minutos para abordar quaisquer alterações ao plano do dia, quaisquer preocupações do dia anterior, as condições meteorológicas ou de transporte.
• Reflexão noturna / verificação do bem-estar. Uma breve sessão de grupo no alojamento. Esteja atento aos participantes que se mostrem calados ou retraídos — uma intervenção precoce evita problemas maiores.
• Contacto semanal com a instituição de origem. Chamada pré-agendada de 15 minutos com o gabinete de estudos no estrangeiro para abordar o estado do programa e quaisquer incidentes.

Incidentes que gerimos (anonimizados)

Para tornar isto mais concreto: exemplos de incidentes reais dos nossos 18 anos de atividade e o que os tornou controláveis, em vez de catastróficos.

• Estudante com o tornozelo partido, zona rural do Sri Lanka, 2024. Transporte para o serviço de urgências local em 90 minutos. Redução cirúrgica no Kandy Teaching Hospital. Ambulância aérea para Colombo, seguida de voo comercial de regresso a casa com acompanhamento médico. O seguro cobriu o custo de 42 000 £. O fator-chave: a relação pré-existente com o serviço de urgências rural e o hospital específico aprovado pela seguradora significaram que não houve atrasos a discutir para onde ir.
• Agitação civil, Sri Lanka, 2022. Um grupo de 16 estudantes ficou abrigado no alojamento durante 36 horas, tendo sido depois transferido para um hotel na costa, longe da zona afetada, e evacuado em voos comerciais remarcados dois dias depois. Nenhum estudante ficou ferido. O fator-chave: um plano de evacuação documentado que tínhamos ensaiado antes de a situação política se deteriorar, além das relações com duas companhias aéreas que permitiram a remarcação em tempo real.
• Crise de saúde mental de um estudante, Quénia, 2025. Uma condição de ansiedade pré-existente agravou-se acentuadamente no 4.º dia. O coordenador no país comunicou a situação ao escritório no Reino Unido no prazo de 2 horas. Em coordenação com o gabinete de apoio ao estudante da instituição de origem, organizámos o repatriamento assistido no 6.º dia, com um mentor clínico a acompanhar o estudante até ao aeroporto. O fator-chave: o estudante tinha declarado a condição no formulário de saúde antes da partida, e o nosso protocolo para condições declaradas previa gatilhos específicos de escalonamento.
• Roubo de passaportes de estudantes, Índia, 2023. Roubo de uma mala de um tuk-tuk. Resposta do grupo: queixa apresentada na polícia no mesmo dia, contacto com a Alta Comissão Britânica no prazo de 24 horas, emissão de documentos de viagem de emergência em 72 horas. O programa prosseguiu normalmente para o resto do grupo. O fator-chave: o responsável académico tinha uma cópia do passaporte de cada estudante numa pasta segura na nuvem antes da partida.

O que distingue um bom operador

Para além da burocracia, há três comportamentos operacionais que distinguem os operadores em quem se pode confiar dos que não merecem confiança:

1. Informam-no sobre um incidente que quase ocorreu antes mesmo de o perguntar. Os operadores com uma verdadeira cultura de segurança falam abertamente sobre os incidentes que geriram. Os operadores que se apresentam como tendo tido zero incidentes no seu historial ou são inexperientes ou estão a ser desonestos.
2. Têm um protocolo documentado para «suspender o programa». Os verdadeiros operadores têm um fluxo de decisão claro para quando uma situação no país desencadeia a suspensão do programa ou a evacuação. Partilham-no consigo.
3. A equipa no país irá apresentar-se a si pelo nome antes do início do programa. Não será apenas «a sua equipa no Sri Lanka irá cuidar de si», mas sim uma videochamada com as pessoas específicas, apresentando os seus percursos profissionais.

Respostas a perguntas frequentes

O seguro da instituição tem de cobrir especificamente as viagens organizadas pelo corpo docente?

Sim — e esta é a lacuna mais comum que observamos. Os seguros de viagem universitários genéricos excluem frequentemente a «orientação de excursões» ou «viagens com 8 ou mais participantes». Verifique o texto da apólice. Se excluir a orientação de grupos, necessita de uma cláusula adicional específica para o programa. Podemos recomendar dois prestadores sediados no Reino Unido e três sediados nos EUA que cobrem especificamente viagens em grupo orientadas por docentes.

E se um estudante tiver um resultado positivo para uma doença infecciosa no estrangeiro?

Os protocolos variam consoante a doença e o destino. No caso da COVID-19 em 2026, nenhum destino exige isolamento por lei, mas vários recomendam-no para casos graves — a maioria dos operadores dispõe de alojamento para isolamento. No caso de infeções mais graves (hepatite A, dengue, infeção respiratória grave), o protocolo consiste numa avaliação clínica no hospital de referência indicado, isolamento se recomendado e, consoante o caso, continuação do programa com apoio ao aluno afetado ou repatriação assistida, se o parecer clínico assim o justificar.

Como lidamos com condições de saúde mental pré-existentes?

Recusar o sigilo. A abordagem mais fiável consiste em exigir que os participantes declarem qualquer historial significativo de saúde mental no formulário médico, comunicar essa informação à equipa de apoio no país (com o consentimento por escrito do aluno) e dispor de um plano de escalonamento específico que inclua a rede de apoio do aluno no seu país de origem. As condições ocultas são muito mais perigosas do que as declaradas.

Qual é o limiar para cancelar um programa?

Os alertas de viagem do FCDO do Reino Unido e do Departamento de Estado dos EUA ao nível de «não viajar» constituem normalmente um motivo de cancelamento definitivo. Os alertas de nível inferior («tenha cuidado») não o são — são um aviso para a adoção de medidas adicionais de mitigação de riscos. A nossa regra padrão: se a nossa equipa no país já não puder garantir o mesmo nível de segurança que garantia quando o contrato foi assinado, cancelamos e creditamos o valor para um programa futuro.

E se um responsável académico tiver ele próprio uma emergência médica?

É tratado da mesma forma que uma emergência de um aluno, mas com um risco adicional: a liderança do programa. A medida de mitigação padrão consiste na designação clara de um «líder adjunto do corpo docente» antes da partida e, quando o grupo tem mais de 15 pessoas, na designação de um aluno para desempenhar o papel de líder com autoridade limitada (normalmente um assistente de ensino de pós-graduação ou um aluno do último ano).

Obtenha um dossiê de risco documentado em 48 horas

Se estiver a planear um programa liderado por docentes, o caminho mais rápido para obter um dossiê de risco defensável é solicitar antecipadamente ao operador o seu pacote de documentação. Solicite uma proposta e incluiremos na resposta o quadro de segurança, o resumo da auditoria ao alojamento, os ficheiros de due diligence das organizações parceiras e o plano de resposta a emergências.

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