Risikomanagement für von Dozenten geleitete Programme: Eine Checkliste für Fachbereichsleiter

Der mit Abstand am leichtesten vermeidbare Fehler bei einem von Dozenten geleiteten Programm ist, wenn der Reisekontrollausschuss der Hochschule eine Reise ohne fundierte Risikobewertung genehmigt – und dann etwas passiert. Risikomanagement für von Dozenten geleitete Programme ist keine reine Abhakübung. Es entscheidet darüber, ob Ihr Dekan ein Programm im nächsten Jahr erneut durchführt oder ob es zu einer warnenden Fallstudie wird. Dies ist die Checkliste, die Impact Explorers bei jedem Hochschulpartner verwendet und die zu einem praxisorientierten Dokument für Fachbereichsleiter und Auslandsbeauftragte zusammengefasst wurde.

Die sieben Bereiche des Programmrisikos

Ein fundiertes Risikodossier deckt alle sieben Bereiche ab. Wer einen davon auslässt, ist angreifbar.

1. Gesundheit und Medizin – Krankheit, Verletzung, Vorerkrankungen, psychische Gesundheit
2. Sicherheit – Kriminalität, politische Instabilität, Terrorismus, Naturkatastrophen
3. Transport – internationale Flüge, Landverkehr, Inlandsflüge, Schifffahrt
4. Unterkunft – Brandschutz, Gebäudesicherheit, sanitäre Einrichtungen, Isolationsrisiko
5. Schutz — Schutz der Programmteilnehmer, insbesondere der unter 21-Jährigen oder anderweitig schutzbedürftigen Personen; Schutz der Gemeinschaften, in denen das Programm durchgeführt wird
6. Rechtliche und regulatorische Aspekte – Einhaltung von Visabestimmungen, Vorschriften zur Arbeitserlaubnis, Lücken im Versicherungsschutz, rechtliche Risiken im Gastland
7. Reputationsrisiken – was zu einem Problem wird, wenn es in einer Studentenzeitung, einem Social-Media-Beitrag eines Elternteils oder einem Antrag auf Informationsfreiheit erscheint

Vor der Abreise: die 12-Punkte-Risiko-Datei

Vor Beginn eines Programms sollte der zuständige Fachbereichsleiter auf Anfrage die folgenden zwölf Dokumente vorlegen können. Legen Sie mindestens vier Wochen vor der Abreise einen Ordner mit allen zwölf Dokumenten an. Seriöse Veranstalter (einschließlich uns) stellen die Punkte 4 bis 9 bereit; die Einrichtung ist für die Punkte 1, 2, 3, 10, 11 und 12 verantwortlich.

Vom Veranstalter bereitgestellte Unterlagen

4. Teamstruktur und Qualifikationen vor Ort. Namentlich genannter Koordinator vor Ort mit dessen Kontaktdaten, ein Organigramm, aus dem hervorgeht, wer an wen eskaliert, sowie der Nachweis, dass die Mitarbeiter vor Ort bei einer registrierten lokalen Einrichtung beschäftigt sind, die die entsprechenden Arbeits- und Schutzvorschriften einhält.
5. Sicherheitsprüfung der Unterkünfte. Eine aktuelle (innerhalb der letzten 12 Monate durchgeführte) Prüfung jeder Unterkunft, die die Gruppe nutzen wird, einschließlich Brandschutz, Gebäudesicherheit, Zimmerschlösser, sanitäre Einrichtungen und Notausgänge.
6. Übersicht über Krankenhäuser und Kliniken. Namentlich genannte Überweisungskrankenhäuser für jede Zielregion mit Kontaktnummern, Entfernung zur Unterkunft und Angaben zur Sprache, in der die Dienstleistungen erbracht werden.
7. Liste der Transportdienstleister. Namentlich genannte Anbieter für den Landtransport mit Fahrzeugprüfbescheinigungen und Führerscheindokumenten der Fahrer.
8. Sorgfaltsprüfung der Partnerorganisationen. Für jede NGO, jedes Krankenhaus, jede Schule oder jeden kommunalen Partner, mit dem die Gruppe zusammenarbeiten wird – Registrierungsunterlagen, Schutzrichtlinien und (sofern Studierende mit Minderjährigen unter 18 Jahren arbeiten) Protokolle zur Überprüfung des Kinderschutzes.
9. Notfallplan des Veranstalters. Ein dokumentiertes Protokoll, das medizinische Notfälle, Sicherheitsvorfälle, Naturkatastrophen, Auslöser für eine Rückführung sowie die Eskalationskette zwischen dem Team vor Ort, der Zentrale des Veranstalters und der Heimatinstitution abdeckt.

Einrichtungsinterne Unterlagen

1. Risikobewertung des Programms – ein eigens von der Einrichtung erstelltes Dokument, unterzeichnet vom leitenden Fakultätsmitglied und dem Dekan. Es sollte namentlich auf die Punkte 4–9 verweisen.
2. Versicherungsbescheinigung – aktuelle Police, die medizinische Versorgung, Evakuierung, Rücktransport, persönliche Gegenstände sowie die Durchführung des von Lehrkräften geleiteten Programms abdeckt (manche institutionelle Reiseversicherungen schließen „geführte Touren“ aus – bitte ausdrücklich prüfen).
3. Gesundheitserklärungen der Teilnehmer – vertrauliche Angaben zur körperlichen und psychischen Gesundheit, die von jedem Teilnehmer erhoben werden, mit ausdrücklicher Einwilligung, dass der leitende Dozent und der medizinische Ansprechpartner vor Ort im Notfall informiert werden.

10. Protokoll der Einweisung vor der Abreise – Protokoll der obligatorischen Einweisung vor der Abreise mit Teilnehmerliste. Belegt, dass die Studierenden die Sicherheitseinweisung erhalten und verstanden haben.
11. Notfallkontaktliste – Notfallkontakt jedes Studierenden, Eskalationskontakt jedes Fakultätsmitglieds an der Einrichtung sowie die rund um die Uhr erreichbare Hotline des Reiseveranstalters.
12. Kommunikationsprotokoll – vereinbartes tägliches Meldeverfahren zwischen dem leitenden Dozenten und dem Reisebüro der Heimatuniversität, mit genau festgelegten Eskalationsauslösern.

Die Einweisung vor der Abreise – was behandelt werden muss

Jeder Teilnehmer sollte an einer obligatorischen Einweisung vor der Abreise teilnehmen. Lassen Sie keines dieser acht Themen aus:

• Gesundheit. Impfungen und Prophylaxe, Lebensmittel- und Wassersicherheit, Sonne und Hitze, vor Ort verfügbare Hilfsangebote für psychische Gesundheit, Vorschriften für verschreibungspflichtige Medikamente am Reiseziel
• Kulturelle Orientierung. Kleidungsnormen, religiöse und geschlechtsspezifische Besonderheiten, Ethik beim Fotografieren, Gepflogenheiten beim Schenken
• Regeln zur Unterbringung. Gegebenenfalls geltende Ausgangssperren, Richtlinien zu Alkohol und Drogen (die sowohl mit den Vorgaben der Heimatuniversität als auch des Gastlandes übereinstimmen sollten), Regeln für Gäste
• Sicherheit im Verkehr. Zugelassene Fahrzeuge und Fahrer, Regeln für selbstständige Mitfahrgelegenheiten oder Motorradtaxis, Regeln für das Schwimmen und andere Wasseraktivitäten
• Kommunikation. Hinweise zu lokalen SIM-Karten, Erwartungen bezüglich täglicher Meldungen, Einrichtung einer WhatsApp-Gruppe
• Notfallprotokolle. Was ist zu tun, wenn man von der Gruppe getrennt wird, wen man anrufen soll, die Eskalationskette, Standorte von Krankenhäusern
• Schutzmaßnahmen. Verhaltensregeln bei der Arbeit mit Partnerorganisationen, insbesondere im Umgang mit Kindern – die Standardregel lautet „immer zwei Personen in der Nähe von Minderjährigen“, und dies sollte ausdrücklich festgelegt werden
• Verhaltenskodex. Der Verhaltenskodex der Heimmission gilt auch im Ausland. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin und lassen Sie die Studierenden dies schriftlich bestätigen.

Vor Ort: die tägliche Risikoroutine

Die leitenden Dozenten sollten eine einfache tägliche Routine einführen, um Risiken im Blick zu behalten:

• Morgendliche Anwesenheitskontrolle. Bevor die Aktivitäten des Tages beginnen, sollte die Anwesenheit aller Teilnehmer überprüft werden.
• Tägliches Gespräch mit dem Koordinator vor Ort. Ein 5-minütiges Telefonat, in dem etwaige Änderungen am Tagesplan, Bedenken vom Vortag sowie Wetter- oder Verkehrsbedingungen besprochen werden.
• Abendliche Reflexion / Wohlfühlcheck. Eine kurze Gruppensitzung in der Unterkunft. Achten Sie auf Teilnehmer, die still oder zurückgezogen sind – frühzeitiges Eingreifen beugt größeren Problemen vor.
• Wöchentlicher Austausch mit der Heimatuniversität. Vorab vereinbarter 15-minütiges Telefonat mit dem Auslandsamt, in dem der Programmstatus und etwaige Vorfälle besprochen werden.

Von uns bewältigte Vorfälle (anonymisiert)

Um dies zu veranschaulichen: Beispiele für reale Vorfälle aus unserer 18-jährigen Tätigkeit und was dazu geführt hat, dass sie beherrschbar blieben und nicht zu einer Katastrophe eskalierten.

• Studierender mit gebrochenem Knöchel, ländliches Sri Lanka, 2024. Transport zur örtlichen Notaufnahme innerhalb von 90 Minuten. Chirurgische Reposition im Kandy Teaching Hospital. Luftambulanz nach Colombo, anschließend Rückflug mit einer medizinischen Begleitperson. Die Versicherung übernahm die Kosten in Höhe von 42.000 £. Der entscheidende Faktor: Dank der bereits bestehenden Beziehungen zur ländlichen Notaufnahme und zum namentlich genannten, von der Versicherung zugelassenen Krankenhaus gab es keine Verzögerungen bei der Entscheidung, wohin die Studentin gebracht werden sollte.
• Unruhen in Sri Lanka, 2022. Eine Gruppe von 16 Studierenden wurde 36 Stunden lang in ihrer Unterkunft in Sicherheit gebracht, anschließend in ein Küstenhotel außerhalb des betroffenen Gebiets verlegt und zwei Tage später mit umgebuchten Linienflügen evakuiert. Kein Student kam zu Schaden. Der entscheidende Faktor: ein dokumentierter Evakuierungsplan, den wir geübt hatten, bevor sich die politische Lage verschlechterte, sowie Beziehungen zu zwei Fluggesellschaften, die eine Umbuchung in Echtzeit ermöglichten.
• Psychische Krise eines Studierenden, Kenia, 2025. Eine bereits bestehende Angststörung verschlimmerte sich am vierten Tag akut. Der Koordinator vor Ort informierte innerhalb von zwei Stunden die Niederlassung in Großbritannien. In Abstimmung mit dem Studentenwerk der Heimatuniversität wurde am sechsten Tag eine betreute Rückführung organisiert, bei der ein klinischer Betreuer den Studierenden zum Flughafen begleitete. Der entscheidende Faktor: Der Studierende hatte die Erkrankung vor der Abreise im Gesundheitsformular angegeben, und unser Protokoll für angegebene Erkrankungen sah spezifische Eskalationsauslöser vor.
• Diebstahl von Studentenpässen, Indien, 2023. Diebstahl einer Tasche aus einem Tuk-Tuk. Reaktion der Gruppe: Polizeianzeige noch am selben Tag erstattet, britische Hochkommissariat innerhalb von 24 Stunden kontaktiert, Notfall-Reisedokumente innerhalb von 72 Stunden ausgestellt. Das Programm wurde für den Rest der Gruppe normal fortgesetzt. Der entscheidende Faktor: Der Gruppenleiter hatte vor der Abreise eine Kopie des Reisepasses jedes Studierenden in einem sicheren Cloud-Ordner gespeichert.

Was einen guten Veranstalter auszeichnet

Abgesehen von der Papierarbeit unterscheiden drei Verhaltensweisen im operativen Bereich vertrauenswürdige Reiseveranstalter von solchen, denen man nicht vertrauen kann:

1. Sie informieren Sie von sich aus über Beinaheunfälle, noch bevor Sie danach fragen. Reiseveranstalter mit einer echten Sicherheitskultur sprechen offen über Vorfälle, die sie bewältigt haben. Reiseveranstalter, die behaupten, in ihrer gesamten Geschichte noch nie einen Vorfall gehabt zu haben, sind entweder unerfahren oder unehrlich.
2. Sie verfügen über ein dokumentiertes Protokoll zur „Programmunterbrechung“. Seriöse Veranstalter haben einen klaren Entscheidungsbaum dafür, wann eine Situation im Reiseland eine Programmunterbrechung oder Evakuierung auslöst. Sie werden diesen mit Ihnen teilen.
3. Ihr Team vor Ort wird sich Ihnen vor Beginn des Programms namentlich vorstellen. Nicht mit den Worten „Ihr Team in Sri Lanka wird sich um Sie kümmern“, sondern in Form eines Videoanrufs mit den konkreten Personen und deren Hintergründen.

Antworten auf häufig gestellte Fragen

Muss die Versicherung der Einrichtung speziell von Lehrkräften geleitete Reisen abdecken?

Ja – und dies ist die häufigste Lücke, die wir feststellen. Allgemeine Reiseversicherungen von Hochschulen schließen oft „Reiseleitung“ oder „Reisen mit mehr als 8 Teilnehmern“ aus. Prüfen Sie den Wortlaut der Police. Wenn die Reiseleitung ausgeschlossen ist, benötigen Sie einen programmspezifischen Zusatz. Wir können Ihnen zwei Anbieter mit Sitz im Vereinigten Königreich und drei Anbieter mit Sitz in den USA empfehlen, die speziell von Lehrkräften geleitete Gruppenreisen abdecken.

Was passiert, wenn ein Studierender im Ausland positiv auf eine Infektionskrankheit getestet wird?

Die Vorgehensweisen variieren je nach Krankheit und Reiseziel. Für COVID-19 im Jahr 2026 schreibt kein Reiseziel eine Isolation gesetzlich vor, doch einige empfehlen sie bei schweren Fällen – die meisten Reiseveranstalter verfügen über Isolationsunterkünfte. Bei schwerwiegenderen Infektionen (Hepatitis A, Dengue-Fieber, schwere Atemwegsinfektion) sieht das Protokoll eine klinische Beurteilung im benannten Überweisungskrankenhaus vor, gegebenenfalls Isolation, sowie entweder die Fortsetzung des Programms mit Unterstützung des betroffenen Studierenden oder eine unterstützte Rückführung, sofern dies aus klinischer Sicht erforderlich ist.

Wie gehen wir mit bereits bestehenden psychischen Erkrankungen um?

Verzichten Sie auf Geheimhaltung. Der zuverlässigste Ansatz besteht darin, von den Teilnehmern zu verlangen, dass sie wesentliche psychische Vorerkrankungen im medizinischen Formular angeben, dies dem Betreuungsteam vor Ort (mit schriftlicher Einwilligung des Teilnehmers) mitzuteilen und einen konkreten Eskalationsplan zu haben, der das Unterstützungsnetzwerk des Teilnehmers zu Hause einbezieht. Verschwiegenen Erkrankungen sind weitaus gefährlicher als angegebene.

Ab wann wird ein Programm abgesagt?

Reisehinweise des britischen FCDO und des US-Außenministeriums auf der Stufe „Reisen nicht empfohlen“ führen in der Regel zu einer zwingenden Absage. Geringere Warnstufen („Vorsicht walten lassen“) tun dies nicht – sie sind Anlass für zusätzliche Maßnahmen zur Risikominderung. Unsere Standardregel lautet: Wenn unser Team vor Ort nicht mehr das gleiche Sicherheitsniveau gewährleisten kann wie zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung, sagen wir die Reise ab und schreiben den Betrag für ein zukünftiges Programm gut.

Was passiert, wenn ein leitender Dozent selbst einen medizinischen Notfall hat?

Dies wird genauso behandelt wie ein Notfall bei einem Studierenden, birgt jedoch ein zusätzliches Risiko: die Programmleitung. Die übliche Vorsichtsmaßnahme ist die Benennung eines klaren „stellvertretenden Programmleiters“ vor der Abreise sowie – bei Gruppen mit mehr als 15 Teilnehmern – die Ernennung eines studentischen Leiters mit begrenzter Befugnis (in der Regel ein wissenschaftlicher Mitarbeiter im Postgraduiertenstudium oder ein Studierender im letzten Studienjahr).

Erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden eine dokumentierte Risikodokumentation

Wenn Sie ein von einer Fakultät geleitetes Programm planen, ist der schnellste Weg zu einem stichhaltigen Risikodossier, den Veranstalter im Vorfeld um sein Dokumentationspaket zu bitten. Fordern Sie ein Angebot an, und wir fügen dem Antwortschreiben das Sicherheitskonzept, die Zusammenfassung der Unterkunftsprüfung, die Due-Diligence-Unterlagen der Partnerorganisationen sowie den Notfallplan bei.

Weiterführende Literatur: Sicherheits- und Betreuungsrahmenwerk · Ein umfassender Leitfaden für fakultätsgeführte Programme 2026 · B Corp- und Wirkungsbericht