Gestión de riesgos en los programas dirigidos por el profesorado: lista de comprobación para el director de departamento

El error más evitable en un programa dirigido por el profesorado es aquel en el que la comisión de viajes de la institución aprueba un viaje sin un expediente de riesgos bien fundamentado… y luego ocurre algo. La gestión de riesgos en los programas dirigidos por el profesorado no es un mero trámite burocrático. Marca la diferencia entre un programa que tu decano volverá a organizar el año que viene y uno que se convierta en un caso de estudio aleccionador. Esta es la lista de comprobación que Impact Explorers utiliza con todas las universidades colaboradoras, sintetizada en un documento práctico para los directores de departamento y los responsables de estudios en el extranjero.

Los siete ámbitos de riesgo de un programa

Un expediente de riesgos bien fundamentado abarca estos siete ámbitos. Si se omite alguno de ellos, la institución queda en una situación vulnerable.

1. Salud y asistencia médica: enfermedades, lesiones, afecciones preexistentes, salud mental
2. Seguridad: delincuencia, inestabilidad política, terrorismo, desastres naturales
3. Transporte: vuelos internacionales, transporte terrestre, vuelos nacionales, transporte acuático
4. Alojamiento: seguridad contra incendios, seguridad del edificio, saneamiento, riesgo de aislamiento
5. Protección: protección de los participantes en el programa, especialmente los menores de 21 años o las personas vulnerables; protección de las comunidades en las que se desarrolla el programa
6. Aspectos legales y normativos: cumplimiento de los requisitos de visado, normativa sobre permisos de trabajo, lagunas en la cobertura de los seguros, riesgos legales en el país de acogida
7. Reputación: lo que puede convertirse en un problema si aparece en un periódico estudiantil, en una publicación de un padre en las redes sociales o en una solicitud de acceso a la información

Antes de la salida: el expediente de riesgos de 12 puntos

Antes de la salida del programa, el director del departamento responsable debe poder presentar los siguientes doce documentos cuando se le soliciten. Crea una carpeta con los doce documentos al menos cuatro semanas antes de la salida. Los operadores reales (nosotros incluidos) proporcionarán los puntos del 4 al 9; la institución es responsable de los puntos 1, 2, 3, 10, 11 y 12.

Documentación facilitada por el operador

4. Estructura y credenciales del equipo en el país. Nombre del coordinador en el país con sus datos de contacto, un organigrama que indique quién informa a quién, y la verificación de que el personal local está contratado por una entidad local registrada que cumple con la normativa laboral y de protección.
5. Auditoría de seguridad del alojamiento. Una auditoría reciente (realizada en los últimos 12 meses) de todos los alojamientos que utilizará el grupo, que abarque la seguridad contra incendios, la seguridad del edificio, las cerraduras de las habitaciones, las condiciones sanitarias y las salidas de emergencia.
6. Mapa de hospitales y clínicas. Indicación de los hospitales de referencia para cada región de destino, con números de contacto, distancia desde el alojamiento y notas sobre los idiomas en los que se prestan los servicios.
7. Lista de proveedores de transporte. Proveedores de transporte terrestre identificados, con certificados de inspección de vehículos y documentación sobre las licencias de los conductores.
8. Diligencia debida de las organizaciones colaboradoras. Para cada ONG, hospital, centro educativo o comunidad colaboradora con la que trabaje el grupo: documentos de registro, política de protección y (en los casos en que los estudiantes trabajen con menores de 18 años) protocolos de verificación de la protección infantil.
9. Plan de respuesta ante emergencias del operador. Un protocolo documentado que abarque emergencias médicas, incidentes de seguridad, desastres naturales, criterios de repatriación y la cadena de escalamiento entre el equipo en el país, la sede central del operador y la institución de origen.

Documentación propia de la institución

1. Evaluación de riesgos del programa: documento propio de la institución, firmado por el profesor responsable y el decano. Debe hacer referencia a los puntos 4 a 9 por su nombre.
2. Certificado de seguro: póliza vigente que cubra asistencia médica, evacuación, repatriación, efectos personales y la realización del programa dirigido por el profesorado (algunos seguros de viaje institucionales excluyen los «viajes organizados»; compruébalo expresamente).
3. Declaraciones de salud de los participantes: información confidencial sobre la salud física y mental recopilada de cada participante, con consentimiento explícito para que se informe al profesor responsable y al contacto médico en el país en caso de emergencia.

10. Acta de la sesión informativa previa a la salida: acta de la sesión obligatoria previa a la salida, con la lista de asistentes. En ella se constata que los estudiantes recibieron la sesión informativa sobre seguridad y la comprendieron.
11. Cadena de contactos de emergencia: los contactos de emergencia de cada estudiante, el contacto institucional de escalamiento de cada miembro del profesorado y la línea de atención 24 horas del operador.
12. Protocolo de comunicaciones: patrón de contacto diario acordado entre el profesor responsable y la oficina de viajes de la institución de origen, con los criterios de escalamiento detallados.

La sesión informativa previa a la salida: lo que hay que tratar

Todos los participantes deben asistir a una sesión obligatoria previa a la salida. No se debe omitir ninguno de estos ocho temas:

• Salud. Vacunas y profilaxis, seguridad alimentaria y del agua, sol y calor, recursos de salud mental disponibles en el país, normativa sobre medicamentos con receta en el destino
• Orientación cultural. Normas de vestimenta, sensibilidades religiosas y de género, ética fotográfica, costumbres a la hora de hacer regalos
• Normas de alojamiento. Toques de queda, si procede; política sobre alcohol y drogas (que debe ajustarse tanto a la institución de origen como al país de acogida); normas para los invitados
• Seguridad en el transporte. Vehículos y conductores autorizados, normas sobre el uso compartido de vehículos por cuenta propia o los mototaxis, normas sobre natación y actividades acuáticas
• Comunicaciones. Orientación sobre tarjetas SIM locales, expectativas de contacto diario, creación de un grupo de WhatsApp
• Protocolos de emergencia. Qué hacer si se separa del grupo, a quién llamar, la cadena de escalamiento, ubicación de los hospitales
• Protección. Expectativas de comportamiento en el trabajo con organizaciones colaboradoras, especialmente cuando haya niños implicados —la norma estándar es «dos personas en todo momento cerca de menores», y esto debe indicarse explícitamente
• Código de conducta. El código de conducta de la institución de origen sigue siendo aplicable en el extranjero. Deje esto claro y haga que los estudiantes lo acepten por escrito.

En el país: la rutina diaria de gestión de riesgos

Los responsables del profesorado deben establecer una sencilla rutina diaria para mantener los riesgos a la vista:

• Recuento matutino. Antes de que comiencen las actividades del día, hay que comprobar que están presentes todos los participantes.
• Contacto diario con el coordinador en el país. Llamada de 5 minutos para abordar cualquier cambio en el plan del día, cualquier preocupación del día anterior, las condiciones meteorológicas o de transporte.
• Reflexión vespertina / control del bienestar. Una breve sesión en grupo en el alojamiento. Presta atención a los participantes que se muestren callados o retraídos: una intervención temprana evita problemas mayores.
• Contacto semanal con la institución de origen. Llamada de 15 minutos concertada previamente con la oficina de estudios en el extranjero para abordar el estado del programa y cualquier incidente.

Incidentes que hemos gestionado (anonimizados)

Para que resulte más concreto: ejemplos de incidentes reales de nuestros 18 años de actividad, y qué hizo que fueran gestionables en lugar de catastróficos.

• Estudiante con fractura de tobillo, zona rural de Sri Lanka, 2024. Traslado al servicio de urgencias local en menos de 90 minutos. Reducción quirúrgica en el Hospital Universitario de Kandy. Ambulancia aérea a Colombo y, a continuación, vuelo comercial de regreso a casa con escolta médica. El seguro cubrió el coste de 42 000 £. El factor clave: la relación preexistente con el servicio de urgencias rural y el hospital designado y aprobado por la aseguradora evitó cualquier retraso a la hora de decidir adónde acudir.
• Disturbios civiles, Sri Lanka, 2022. Un grupo de 16 estudiantes permaneció refugiado en su alojamiento durante 36 horas; posteriormente, fue trasladado a un hotel costero alejado de la zona afectada y, dos días después, evacuado en vuelos comerciales con nuevas reservas. Ningún estudiante resultó herido. El factor clave: un plan de evacuación documentado que habíamos ensayado antes de que se deteriorara la situación política, además de las relaciones con dos aerolíneas que permitieron la reprogramación de los vuelos en tiempo real.
• Crisis de salud mental de un estudiante, Kenia, 2025. Un trastorno de ansiedad preexistente se agravó de forma aguda el cuarto día. El coordinador en el país informó a la oficina del Reino Unido en un plazo de dos horas. Tras coordinarnos con la oficina de servicios al estudiante de la institución de origen, organizamos una repatriación asistida el sexto día, con un mentor clínico que acompañó al estudiante al aeropuerto. El factor clave: el estudiante había declarado su trastorno en el formulario de salud antes de la salida, y nuestro protocolo para trastornos declarados contaba con criterios específicos de escalamiento.
• Robo de pasaportes de estudiantes, India, 2023. Robo de una bolsa en un tuk-tuk. Respuesta del grupo: se presentó una denuncia policial el mismo día, se contactó con la Alta Comisión Británica en menos de 24 horas y se expidieron documentos de viaje de emergencia en 72 horas. El programa continuó con normalidad para el resto del grupo. El factor clave: el responsable del programa tenía una copia del pasaporte de cada estudiante en una carpeta segura en la nube antes de la salida.

Lo que distingue a un buen operador

Más allá del papeleo, hay tres comportamientos operativos que distinguen a los operadores en los que se puede confiar de aquellos en los que no:

1. Te informarán de cualquier incidente evitado por poco antes de que preguntes. Los operadores con una verdadera cultura de seguridad hablan abiertamente de los incidentes que han gestionado. Los operadores que se presentan como si no hubieran tenido ningún incidente en su historial o bien carecen de experiencia o bien están siendo deshonestos.
2. Cuentan con un protocolo documentado para «suspender el programa». Los auténticos operadores disponen de un árbol de decisión claro que establece cuándo una situación en el país justifica la suspensión del programa o la evacuación. Y lo compartirán contigo.
3. Su equipo en el país se presentará ante ti por su nombre antes de que comience el programa. No te dirán «tu equipo en Sri Lanka se ocupará de ti», sino que te mostrarán en una videollamada a las personas concretas, con sus trayectorias profesionales.

Respuestas a preguntas frecuentes

¿Es necesario que el seguro de la institución cubra específicamente los viajes organizados por el profesorado?

Sí, y esta es la laguna más habitual que observamos. Los seguros de viaje universitarios genéricos suelen excluir el «acompañamiento de excursiones» o los «viajes de más de 8 participantes». Comprueba la redacción de la póliza. Si excluye el acompañamiento de grupos, necesitarás una cláusula adicional específica para el programa. Podemos recomendarte dos proveedores con sede en el Reino Unido y tres con sede en EE. UU. que cubren específicamente los viajes en grupo dirigidos por el profesorado.

¿Qué ocurre si un estudiante da positivo en una prueba de detección de una enfermedad infecciosa en el extranjero?

Los protocolos varían según la enfermedad y el destino. En el caso de la COVID-19 en 2026, ningún destino exige el aislamiento por ley, pero varios lo recomiendan para los casos graves; la mayoría de los operadores disponen de alojamiento para el aislamiento. En el caso de infecciones más graves (hepatitis A, dengue, infección respiratoria grave), el protocolo consiste en una evaluación clínica en el hospital de referencia designado, aislamiento si se recomienda, y bien la continuación del programa con el apoyo al estudiante afectado, bien la repatriación asistida si el criterio clínico lo justifica.

¿Cómo gestionamos los trastornos de salud mental preexistentes?

Rechaza el secretismo. El enfoque más fiable consiste en exigir a los participantes que declaren cualquier antecedente significativo de salud mental en el formulario médico, comunicar dicha información al equipo de apoyo en el país (con el consentimiento por escrito del estudiante) y contar con un plan de escalación específico que incluya la red de apoyo del estudiante en su país de origen. Las afecciones ocultas son mucho más peligrosas que las declaradas.

¿Cuál es el umbral para cancelar un programa?

Las advertencias de viaje del FCDO del Reino Unido y del Departamento de Estado de EE. UU. en el nivel «no viajar» suelen suponer una cancelación definitiva. Las advertencias de menor nivel («actuar con precaución») no lo son: son un aviso para adoptar medidas adicionales de mitigación de riesgos. Nuestra norma estándar: si nuestro equipo en el país ya no puede garantizar el mismo nivel de seguridad que cuando se firmó el contrato, cancelamos el programa y abonamos el importe en un programa futuro.

¿Qué ocurre si el propio responsable académico sufre una emergencia médica?

Se trata de la misma manera que una emergencia de un estudiante, pero con un riesgo adicional: el liderazgo del programa. La medida de mitigación estándar consiste en designar claramente a un «líder docente adjunto» antes de la salida y, cuando el grupo supera los 15 participantes, designar a un estudiante líder con autoridad limitada (normalmente un asistente docente de posgrado o un estudiante de último curso).

Consigue un expediente de riesgos documentado en 48 horas

Si estás evaluando un programa dirigido por el profesorado, la forma más rápida de obtener un expediente de riesgos bien fundamentado es solicitar al operador su paquete de documentación por adelantado. Solicita una propuesta y incluiremos en la respuesta el marco de seguridad, el resumen de la auditoría del alojamiento, los expedientes de diligencia debida de las organizaciones colaboradoras y el plan de respuesta ante emergencias.

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